Составление графика отпусков образец

Содержание

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

Составление графика отпусков образец

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/grafik-otpuskov.html

График отпусков: образец заполнения – 2019

Составление графика отпусков образец

]]>]]>

Согласно п. 1 ст. 123 ТК РФ, график отпусков на 2019 год работодатель должен сформировать не позднее 17 декабря 2018 года.

Как правильно составить график отпусков на 2019 год, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны государственного инспектора по труду? В статье мы предлагаем вам практическое руководство, как правильно сформировать график отпусков, образец заполнения 2019,скачать стандартизированный бланк документа.

График отпусков: ТК РФ об обязательных требованиях

Вопросы предоставления тех или иных видов отпусков работникам, рассматривают нормы Главы 19 Трудового Кодекса РФ.

Основные и дополнительные отпуска предоставляются работникам по графику отпусков, ведение которого вменено работодателю нормами ст. 123 ТК РФ. Согласно положений данной статьи:

  • наличие графика является обязательным для работодателя и работника;
  • формирование графика на следующий рабочий год проводится не позже чем за две недели до конца текущего года;
  • график формируется с учетом пожеланий и по согласованию с работниками и профсоюзом (при его наличии).

Отсутствие графика грозит работодателю штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 30-50 тыс.руб. для юрлиц.

Законодателем утверждена унифицированная форма Т-7 «График отпусков», которую может использовать работодатель в кадровой практике.

Образец графика отпусков на 2019 год и требования к формированию, согласованию и утверждению документа

Для составления документа, согласно которому устанавливается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, работодатель может использовать в кадровом документообороте стандартизированный бланк «График отпусков» (форма Т-7), утвержденный постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, либо форму, разработанную самостоятельно.

Работа по составлению графика очередности предоставления отпусков персоналу предприятия проходит два этапа согласования:

  • 1 этап – согласование с работником: перед формированием Графика работодатель должен достигнуть соглашения с работником по ориентировочному периоду предоставления отпуска. Если сотрудник не относится к категории льготников, пожелание работника соотносится с производственными возможностями и нуждами, и вырабатывается общее решение о периоде отпуска. В случаях, когда сотрудник относится к лицам, на которых распространяются льготы, предусмотренные Трудовым кодексом и иными законами (несовершеннолетние, родители троих и более детей до 12 лет, родители ребенка-инвалида, работники, жены которых находятся в декрете, почетные доноры и т.д.), в график отпусков включается период по его желанию;
  • 2 этап – согласование с профсоюзным комитетом (при его наличии на предприятии): сформированный График должен быть согласован с ПК предприятия. На рассмотрение документа профкому отводится 5 календарных дней (ст. 372 ТК РФ). При рассмотрении и обсуждении документа выборный орган проверяет соблюдение прав льготной категории работников, наличие лиц, в отношении которых работодателем было допущено нарушение сроков предоставления ежегодных отпусков в предыдущих периодах, правомерность формирования очередности предоставления отпусков.
  • 3 этап – утверждение Графика руководителем.

Форма графика отпусков на 2019 год должна содержать:

  • полный перечень сотрудников, сгрупированный по участкам (подразделениям);
  • дата начала ежегодного отпуска;
  • количество календарных дней по основному и ежегодному дополнительному отпуску, полагающихся работнику в соответствии с его профессией и условиями труда;
  • примечание – колонка для дополнительных указаний о желании разделить отпуск на части, предоставить дополнительный отпуск отдельно от основного, рабочих отметок о возможном переносе отпуска.

В случаях, когда на предприятиях используется собственный стандарт Графика отпусков, самостоятельно разработанная форма и образец заполнения графика отпусков на 2019 года по этой форме, должны быть утверждены в составе Положения об отпусках, согласованного с профсоюзным комитетом предприятия и утвержденного руководителем.

График отпусков: образец формирования документа и внутренний регламент

Началу работы по составлению Графика отпусков предшествует распоряжение руководителя – по предприятию должен быть издан приказ, регламентирующий:

  • сроки подготовки, согласования и представления на утверждение Графика отпусков на наступающий год;
  • в какой форме (локальная, стандартизированная) должен быть составлен график, особые требования к формированию документа (если таковые предъявляются);
  • перечень лиц, ответственных за составление Графика на участках и в подразделениях (как правило, таковыми назначаются руководители структурных подразделений или их заместители), и должностное лицо, ответственное за формирование сводного Графика отпусков по предприятию (специалист кадровой службы).

Заполняя по стандартизированной форме График отпусков (бланк скачать можно ниже), следует правильно формулировать и указывать информационную составляющую документа. Так:

  • если отпуск предполагается разделить на две (или более) части – дату начала и количество дней каждой из них следует указывать отдельно и последовательно;
  • если работнику предоставляется очередной и дополнительный оплачиваемые отпуска, количество дней и дата начала каждого из них указывается отдельно;
  • непосредственно при формировании Графика заполняются наименование структурного подразделения, персональные сведения о работнике – должность, ФИО, табельный номер, количество дней отпуска и предполагаемая дата его начала, сведения о фактической дате предоставления отпуска или информация о его переносе (новая дата и основание для переноса, вносятся в документ по факту наступления события).

Нюансы работы с документом

Нормами ст. 22 ТК РФ, законодатель обязует работодателя после утверждения графика, ознакомить с ним работника. В то же время типовая форма графика отпусков Т-7 не содержит таких граф. Как правильно поступить для соблюдения законодательной нормы?

Решений здесь может быть три:

  1. Разработать на базе типовой формы Т-7 собственный стандарт графика (локальный документ, утверждаемый руководителем), в котором предусмотреть графу «С графиком предоставления отпуска ознакомлен», где работник сможет поставить свою подпись;

  2. Разработать отдельную форму дополнения к Графику отпусков. Такие дополнения, как правило, содержат графы:

  3. «номер по порядку» (соответствует номеру позиции в основном Графике);

  4. «фамилия, инициалы сотрудника»;

  5. «предполагаемая дата начала отпускного периода»;

  6. «с датой начала отпуска ознакомлен(а)»;

График отпусков, образец заполнения 2019:

Скачать бланк формы Т- 7 (график отпусков) вы можете здесь.

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-obrazec-zapolneniya-2019

Как выглядит образец графика отпусков и кто его составляет

Составление графика отпусков образец

График отпусков – документ, обязательный не только для работника, но и для работодателя. Две недели до наступления нового года – крайний срок, в который утверждают этот документ. Образец графика отпусков и правила его заполнения рассмотрим в этой статье.

Кто составляет график отпусков?

Ответ на вопрос зависит от того, как устроен штат на предприятии. Кадровая служба или бухгалтерия отвечают за решение вопроса, когда речь идет о компаниях небольшого масштаба.

Начальники цехов или отделов привлекаются к решению вопроса, если предприятие крупное, отличается большим количеством структурных подразделений.

После первого этапа заполненные документы направляют руководителю всей компании.

В приказной форме такую документацию не составляют. Подчиненные имеют возможность самостоятельно распределять время отпусков, с учетом личных пожеланий. Потом информацию вносят в документ, передают кадровикам.

Форма Т-7 будет актуальной для предприятий, если применяются унифицированные первичные документы. Постановление Госкомстата No1 от 2004 года утверждает точную форму для графика.

Здесь можно скачать актуальный образец:

Скачать образец графика: [53.00 KB]

Сейчас многим компаниям разрешено разрабатывать собственные бланки.

Как составить график отпусков?

Статья 123 ТК РФ подробно описывает процедуру составления отпусков. Главное – определяют очередность, в которой сотрудники должны получать оплачиваемые отпуска. Графический документ сохранение за работниками прав, которые описаны конституцией. После составления таких бумаг работодатель решает сразу несколько задач:

  1. Заблаговременное оформление отпуска, передача компенсаций.
  2. Беспроблемный поиск замены для сотрудника, оформляющего отдых.
  3. Контроль своевременности предоставления перерывов. Легче не допускать накопления слишком большого количества дней, которые не были использованы.

Надо помнить о некоторых сотрудниках, наделенных правом выбирать для перерывов удобное время по желанию. Если такой выбор есть – требуется получить заявление, в котором сам гражданин указывает, когда ему удобнее уйти на отдых. Если мнение с самого начала учитывается – потом внести какие-либо изменения можно, только если стороны пришли к взаимному согласию.

Сотрудники могут попросить изменить первоначальные даты, даже когда документ уже утвержден. Но, примеру, не устраивает используемое там время. Для этого тоже составляют заявление, описывают даты, отличные от указанных первоначально. Корректируют соответствующим образом, если у работодателя нет возражений.

Утверждение графика 

Закон не содержит норм, посвященных порядку утверждения для таких бумаг. Поэтому на практике применяют два основных варианта:

  1. Руководитель проставляет свою визу об утверждении на бумаге, составленной заранее.
  2. Не только проставление визы, но и издание приказа, который подтверждает принятие документа.

По приказу унифицированная форма тоже отсутствует. Допустима произвольная форма. Главное – проследить за наличием хотя бы следующих обязательных реквизитов:

  • Подпись всех лиц, упомянутых в распорядительном документе. Они указывают, что ознакомлены с текущими правилами.
  • Подпись самого руководителя.
  • Список граждан, отвечающих за исполнение требований, изложенных в приказе. Отдельно упоминают тех, кто отвечает за исполнение конкретных распоряжений.
  • Описание сути распоряжения. Дополнительно дают ссылки на статьи закона. Это касается ТК РФ, статьей 122 и 123.
  • Наименование.
  • Номер, точный день составления.
  • Наименование работодателя.

Знакомить ли с графиком персонал?

Закон не содержит указания на прямую обязанность руководителя ознакомить персонал с содержанием распоряжения. В статье 123 ТК РФ написали только о том, что сотрудникам надо сообщать о времени, когда начинается отдых. Это делают не позднее, чем за две недели до указанной даты.

Но знакомство персонала с графиком будет целесообразным решением. Стоит оформить отдельную ведомость, чтобы контролировать процесс. Каждый работник просто ставит свою подпись. Либо дополняют саму унифицированную форму Т-7. Тогда тоже добавляют строки, в которых граждане подтверждают согласие с изменениями и указанными датами.

Часто возникает вопрос о том, нужно ли писать заявления на отпуска, если они изначально предусмотрены действующим правилом? Закон дает отрицательный ответ на этот вопрос. Уведомляют не работодателя, а самого подчиненного.

Документ сохраняют в компании максимум на протяжении 1 года после того, как заканчивается первоначальный срок действия. Если время действия закончилось – бумаги просто уничтожают, по стандартным правилам.

Внесение изменений, дополнений

На протяжении года разработку разрешают корректировать, в зависимости от пожеланий сотрудников. Производственную необходимость тоже надо учитывать, когда решают подобные вопросы.

Унифицированная форма Т-7 содержит столбцы 8 и 9, предназначенные как раз для этих целей. Они носят название «Перенесение отпуска». Главное – указать реквизиты документа, послужившего основанием. Предполагаемые даты отдыха ставят отдельно. Потом ГО отражает сведения относительно времени, когда гражданин реально оформил отпуск.

Существует несколько оснований для корректировки документа:

  1. Перенос или продление из-за заболеваний, других причин, указанных в законе.
  2. Отзыв сотрудников из отпуска.
  3. Заявление от вновь принятого подчинённого на то, чтобы его включили.
  4. Личная необходимость переноса, на которую тоже пишут заявление.
  5. Любые изменения сопровождаются соответствующим приказом. Сами коррективы оформляют в нескольких вариантах:
  6. Оформление изменений в качестве нового документа.
  7. Составление новой бумаги, которая содержит как старую, так и новую информацию.
  8. Дополнение содержания, который уже имеется на предприятии.

Ответственность за отсутствие графика 

Если документ отсутствует, работодателя чаще всего привлекают к административной ответственности. Если нарушение допущено впервые, размеры штрафов определяются следующим образом:

  • От 30 до 50 тысяч рублей у юридических лиц.
  • 1-5 тысяч рублей в случае с ИП.
  • Для должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей.

Штрафы существенно увеличиваются в размерах, когда речь о повторных нарушениях. Их предел — от 10 до 70 тысяч рублей.

Если сотрудник уволился после составления графика

Действующее законодательство не устанавливает единых алгоритмов, по которым отражается увольнение. Допустимо прибегать к нескольким вариантам, какой использовать на практике – решает руководитель.

Один из способов для решения этой проблемы стал самым популярным:

  1. Соответствующую запись об увольнении делают в графе 10, которая посвящена «Примечаниям». Обычно дают ссылку на приказ, который утвердил соответствующее решение.
  2. Не нужно заполнять графы 7-9 в соответствующем документе. Действующее законодательство это подтверждает.

При увольнении можно не вносить изменения. Ведь окончательная форма уже утверждена, необходимость в подобных действиях отпадает.

Отдых вне составленного документа

Необходимость переносить отпуска может возникать в равной степени у двух сторон – работодателя и подчиненного. Иногда требуется вовлечь максимальное количество сотрудников в работу, чтобы не упустить прибыль. Особенно это актуально для предприятий, где производственный объем опирается на количество заключенных договоров, полученных заказов.

Но иногда с заказами возникают и трудности. Руководители не в состоянии обеспечить максимум объема работы для всех. Если возникает простой – закон обязывает предприятия выплачивать компенсацию в размере двух третей от зарплаты. Во многих ситуациях выгоднее оформить очередной оплачиваемый отпуск.

При подобных обстоятельствах важно получить согласие в письменном виде от второй стороны. Тем более – если первоначальный график уже составлен, утверждён в окончательной форме. Граждане имеют право выбрать один из двух вариантов – или отдых, или компенсацию.

Главное – сопровождать процесс соответствующим приказом, изменения вносят и в личное дело сотрудника.

Приказ по изменению сроков допускает свободную форму составления. Удобный вариант при переносе на несколько недель или месяцев. Если инициатором переноса выступает сотрудник – требуется представление письменных заявлений. Такое право сохраняется практически за всеми категориями граждан.

График отпусков относят к первичным учётным документам, которые хранятся на каждом предприятии. Важно не только грамотно составлять графики, но и своевременно сдавать их контролирующим органам. Отсутствие документа приводит к печальным последствиям для руководителя.

Очередность ежегодных отпусков определяется ежегодно, в соответствии с требованиями законодательства. Если представительного органа работников на предприятии нет – работодатель принимает решение по утверждению самостоятельно.

9 вопросов по графику отпусков и ответы на них в видео Елены А. Пономаревой:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/obrazets-grafika-otpuskov.html

Составляем график отпусков: унифицированная форма Т-7 и образец ее заполнения

Составление графика отпусков образец

Все официально трудящиеся граждане по закону имеют право на ежегодный отпуск. Но освобождение от работы они берут не тогда, когда захотят, а в соответствии с утвержденным в компании графиком. Этот документ составляется на типовом бланке. Нередко возникают вопросы касательно его заполнения. Образец графика отпусков позволит оформить документ грамотно, быстро и в сжатые сроки.

Унифицированная форма Т-7

График отпусков – это нормативный локальный акт. Он утверждается руководителем предприятия после согласования с профсоюзным органом. Содержит сведения о времени предоставления основных и дополнительных оплачиваемых отпусков для всех сотрудников организации.

Данный документ помогает заранее оформить положенное по закону освобождение от работы, начислить деньги и произвести их выплату в срок, найти замену для отсутствующего сотрудника. Также он позволяет следить за своевременностью предоставления отпусков работникам.

Он дает возможность предупредить накопление дней освобождения от трудовой деятельности, нарушения положений действующего законодательства. Если компания использует унифицированные первичные документы, то график ей требуется оформлять на бланке Т-7. Он был утвержден еще в 2004 году Госкомстатом России №1.

Условно форму можно поделить на три части:

  1. в первой указываются реквизиты фирмы, название документа, его номер и дата составления, а также прочая общая информация;
  2. вторая часть представлена таблицей. В нее вносятся данные о сотрудниках, даты начала отпускных периодов;
  3. в третьей части пишется ФИО начальника кадровой службы, ставится его подпись.

С тем, как выглядит действующая форма графика отпусков, можно ознакомиться здесь.

Согласно статье №123 ТК России, график отпусков на предприятии является обязательным документом для работодателя и подчиненных.

Сроки составления графика на следующий год

Сроки подготовки графика установлены на законодательном уровне. В первой части статьи №123 ТК РФ сказано, что документ руководители организаций должны утверждать не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Это означает, что до 17 декабря график должен быть принят. Начинать составлять такой документ важно заранее. Ведь его нужно будет согласовать с профсоюзом. На это уходит определенное время.

Отсутствие графика отпусков расценивается как нарушение и карается штрафом. В утвержденный график в течение года вносятся изменения. Нередки случаи, когда отпуска по производственным или другим причинам переносятся. Также в течение года компания может принять нового сотрудника.

Он по закону имеет право уйти в первый отпуск спустя 6 месяцев после устройства в штат. Все изменения касательно продолжительности и дат освобождения от работы по случаю отпускного периода, обязательно следует фиксировать в имеющемся графике.

Как правильно заполнить?

При составлении графика отпусков работодатель учитывает особенности протекания производственных процессов, пожелания сотрудников. Процедура оформления такого документа может быть установлена в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре.

График отпусков в каждом подразделении может быть свой. Это актуально для больших предприятий, где работают сотни и тысячи человек. В этом случае проекты графиков подготавливают руководители подразделений, а затем сдают их в кадровую службу организации. На основании полученных данных формируется единый документ.

Поэтому знать, как заполнить график отпусков важно не только сотрудникам кадрового отдела, но и начальникам структурных подразделений. Это упростит составление сводного документа. Также нужно понимать, как должен выглядеть правильно оформленный документ, руководителю организации.

Порядок заполнения графика отпусков:

  1. вверху листа в соответствующем поле пишется организационно-правовая форма и наименование компании по Уставу. Напротив, в ячейке, проставляется код ОКПО;
  2. ставится дата составления документа. Указывается, на какой год разработан график;
  3. пишется должность руководителя компании, его фамилия и инициалы. Ставится дата. Здесь после ознакомления с документом работодатель поставит свою подпись;
  4. заполняется таблица. Указывается структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер, запланированная дата начала отпуска, его продолжительность;
  5. ниже пишется фамилия, инициалы, должность руководителя кадрового отдела и ставится его личная подпись.

При составлении графика нужно помнить о том, что каждому работнику по случаю отпускного периода, в год положено минимум 28 календарных дней освобождения от трудовой деятельности (с учетом выходных и праздников).

Отпуск может быть перенесен на следующий период, но не более, чем два раза подряд. Эти дни накапливаются. Поэтому работнику может быть положено не 28, а 56 или 84 дня освобождения от труда.

Надо учитывать так же, что некоторые подчиненные имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска по закону. Эти периоды тоже необходимо включать в график.

Как сделать в Excel с календарем?

В штате крупных предприятий числится очень много сотрудников. В этом случае график отпусков в виде таблицы может быть сложным для восприятия. Рекомендуется составлять календарь. Его легко сделать в MS EXCEL. Он будет иметь примерно такой вид:

Чтобы его получить, нужно сначала создать в Экселе таблицу графика отпусков, с указанием ФИО сотрудников, дат начала каждой части их основного отпуска и продолжительности дней освобождения от работы. Календарь создается при помощи конструктора диаграмм. Изначально используются данные по ФИО и датам ухода в первую часть отпуска.

Следует выбирать диаграмму типа «Линейчатая с накоплением». Чтобы ось Х имела виды шкалы времени, необходимо задать ее минимальные и максимальные значения. Чтобы их узнать, нужно в свободные ячейки вписать дату начала и окончания календарного года, а затем задать формат числа. Полученные данные следует внести в параметры оси в настройках.

Далее на диаграмму добавляются ряды отпусков, делается это следующим образом:

  • скопировать продолжительность первой части отпуска из таблицы. Кликнуть мышкой по области диаграммы. Нажать сочетание клавиш Ctrl+V;
  • создать отдельный столбец в таблице. В нем вычесть первую часть отпуска из второй. Затем информацию из этого столбца по всем сотрудникам скопировать и вставить в область диаграммы. Отобразиться вторая часть отпускного периода. Аналогичным образом вносятся данные по третьей части освобождения от трудовой деятельности.

Далее убираются ряды, расположенные между периодами отпусков. Делается это путем форматирования. Убирается заливка и границы. Чтобы диаграмма стала больше похожа на календарь, добавляются вертикальные и горизонтальные линии. Для этого во вкладке Конструктор нужно выбрать стиль диаграммы в виде сетки.

Пример оформления бланка

Если график отпусков составляется впервые, то, вероятно, возникнет немало вопросов по поводу заполнения бланка. Поэтому рекомендуется пользоваться примером. Образец такого документа позволит избежать допущения ошибок. Наверняка он есть в архиве компании. Ведь такие документы составляются ежегодно.

Образец заполнения графика отпусков можно скачать здесь.

Таким образом, график отпусков оформляется на бланке Т-7. Утверждается в конце каждого года. При отсутствии такого документа компанию могут оштрафовать. Для наглядности многие руководители создают графики с календарем в программе Эксель.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Источник: https://prozakon.guru/trudovoe/otpusk/obrazecz-grafika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.