Составление графика отпусков типичные ошибки

Содержание

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

Составление графика отпусков типичные ошибки

«У нас маленькая компания и график не нужен». Или другой вариант: «в компании работает один наемный директор».

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один).

Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.

27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т. е. окончательно план на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года. Принимая во внимание, что 17 декабря в 2017 году — воскресенье, лучше уложиться до 15 числа, это пятница.

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы «График отпусков» (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать.

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в котором сотрудник должен отдыхать.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отдыха работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель четко установил период предупреждения о начале отпуска — минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отдыха, если будем знать только месяц? Т. е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении плана.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед».

Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным.

Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При планировании отдыха сотрудников ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые выходные дни (например, за ненормированный рабочий день).

Внимательно относимся к количеству дней отдыха, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику.

Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют выходные дни, не имеющие отношения к ежегодным оплачиваемым.

Например, указывают периоды отдыха без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или по уходу за ребенком. Лучше их не указывать в плане. Не захламляйте его.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ).

Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное — по согласованию при планировании. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование.

Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте.

Или составить соглашение в произвольной форме о разделении дней отдыха на части для включения в план (для того чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отдыха. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график соблюдать необходимо.

Да, сотруднику никто не мешает переносить выходные на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства).

Есть план, с датами отдыха при утверждении согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.

Поэтому в завершение еще один нюанс при планировании отдыха сотрудников. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем — это тоже ваш выбор. Наиболее распространенный вариант — подпись в самом графике (для чего можно использовать графу «Примечание в унифицированной форме»).

Источник: https://clubtk.ru/10-tipichnykh-narusheny-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov

10 ошибок при составлении графика отпусков

Составление графика отпусков типичные ошибки

График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.

Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:

• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.

ОШИБКА 2

В график включены лишние работники

График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы[1]. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график.

Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению.

Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.

Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году.

Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год.

Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.

Если вы включили таких работников в график:

• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;

• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.

Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.

Не забываем:

• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;

• внешних и внутренних совместителей;

• руководителя организации (генерального директора).

ОШИБКА 3

В графике запланированы не все отпуска

В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).

В график отпусков не включают:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);

• отпуска по уходу за ребенком;

• отпуска по беременности и родам;

• отпуска без сохранения заработной платы.

ОШИБКА 4

Запланирована неправильная продолжительность отпуска

По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск.

Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней).

Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.

Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.

Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.

Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда.

Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска.

В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.

А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Источник: https://www.profiz.ru/kr/11_2019/10_oshibok_go/

График отпусков на 2020-2021 год: 10 советов по составлению (Шпаргалка для Работодателя)

Составление графика отпусков типичные ошибки

Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Пример: график отпусков на 2021 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

В чем польза графика 

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  2. Работодатель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.

  3. Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

В конце статьи есть шпаргалка

Что учитывать при составлении графика отпусков

  • Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).
  • Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 
  • Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно. 

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

  • Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

  • Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7. 
  • Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве. 

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

  • Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
  • Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
  • Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
  • Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

  1. Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.

     

  2. Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать.

    Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Онлайн-обучение для кадровика

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе.

Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 18 советов про график отпусков 606.4 КБ
  • 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

Скачать

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1446

Составление графика отпусков: правила, типичные ошибки, сроки составления – Про закон

Составление графика отпусков типичные ошибки

Проверил юрист: Иванова Мария Сергеевна Последнее обновление: 07.11.2019

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием. Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  • очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  • дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
  • даты начала, продолжительность;
  • сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  • помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  • позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  • для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
  • для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  • зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  • если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  • беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
  • несовершеннолетним работникам;
  • подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  • прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  • планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
  • второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  • стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
  • использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  • два года подряд;
  • работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  • несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

  • назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
  • своевременно выплатить отпускные;
  • если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  • предупреждения;
  • взыскания штрафа;
  • дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем 1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение — 10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56
ст. 267 ТК РФдо 18 лет31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30

Источник:

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Источник: https://mupgkh.su/semejnoe-pravo/sostavlenie-grafika-otpuskov-pravila-tipichnye-oshibki-sroki-sostavleniya.html

График отпусков: маленькие хитрости

Составление графика отпусков типичные ошибки
График отпусков: маленькие хитрости

При составлении графика отпусков кадровики сталкиваются с несколькими спорными моментами, которые могут осложнить или, напротив, упростить их работу. Это связано с тем, что данные вопросы либо совсем не урегулированы законодательно, либо их можно трактовать по-разному. Что это за вопросы?

  • Нужно ли в графе № 6 графика отпусков «Запланированная дата» указывать точную дату или можно указать лишь месяц?
  • Каким образом предупреждать работника о начале отпуска?
  • Нужно ли издавать приказ в случае перенесения отпуска?

От того, как организация решит для себя эти вопросы, зависит объём работы кадровика по оформлению предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Поделюсь своим опытом. Сначала я действовала по схеме № 1: в графике отпусков мы указывали точную дату. Это вызывало большое количество конфликтных ситуаций уже на этапе планирования отпусков, т.к.

работники вполне справедливо заявляли, что не могут сейчас, в конце года, планировать с точностью до дня, когда они смогут уйти в отпуск. У многих начало отпуска было связано с отпуском супруга, а значит, нужно было дождаться, когда в организации супруга составят график отпусков.

Смогут ли купить путёвку или билеты и на какую дату… В общем, приходилось нелегко.

Затем, когда график отпусков (ГО) был утверждён, каждому работнику мы готовили уведомление за три недели. И так как даты даже в одном месяце были разными, приходилось проделывать ещё кучу работы.

И, наконец, третий «маленький ад»: в связи с тем, что утверждённые даты зачастую были формальными (просто потому, что так нужно), а также в связи с большим процентом текучести персонала сроки отпусков смещались, и мне приходилось оформлять огромное количество приказов о внесении изменений в ГО. В результате, больше ничего, кроме как «обслуживать» ГО, делать не удавалось.      И тогда я решилась на схему № 2!

В этом, честно говоря, мне помог очередной семинар по кадровому делопроизводству, после которого я поинтересовалась у ведущей – представителя Государственной инспекции труда – можно ли вместо даты начала отпуска указывать только месяц. Она ответила, что можно! И при составлении очередного ГО дела уже пошли веселее.

А кроме того, на этом же семинаре было сказано, что так как сам ГО утверждается непосредственно подписью руководителя, а не приказом (это заложено в унифицированной форме Т-7), то и никаких приказов о внесении в него изменений издавать не нужно.

Основанием для перенесения отпуска может служить заявление работника с визой руководителя либо другой документ (листок нетрудоспособности, предложение работодателя с визой согласия работника и т.д.).

И, наконец, я избавилась от необходимости уведомлять работников уведомлениями (извините за тавтологию).

Так как в законодательстве не урегулирован вопрос, каким именно образом уведомлять работников о начале отпуска, я решила, что издание приказа  и ознакомление с ним работника тоже можно считать уведомлением.

Приказом по основной деятельности мы ввели возможность уведомлять работников посредством электронной почты, и по результатам этой «мини-оптимизации» сложился такой алгоритм:

1) в ГО указываем месяц начала отпуска:

2) в начале текущего месяца делаем электронную рассылку работникам, чем отпуск запланирован на следующий месяц, т.е. в марте предупреждаем апрельских отпускников, напоминая, что они должны подать заявление с указанием точной даты отпуска за три недели до намеченной даты;

3) принимаем заявление за три недели, за две недели издаём приказ и знакомим с ним работника, тем самым соблюдая требования законодательства;

4) в случае изменения отпуска (перенесения, разделения на части и др.) просто указываем в ГО реквизиты заявления работника (конечно, при условии, что руководитель организации одобрил эту просьбу).

Процент исполнения ГО резко повысился, а объём моей работы по оформлению отпусков уменьшился.

Возможно, кому-то такие решения не подойдут, возможно, в каких-то организациях царит железная дисциплина, и работники уходят в отпуск точно в указанную дату, а если им нужно выйти за рамки запланированных дат, берут отпуск без сохранения заработной платы, но в нашем варианте мы нашли компромисс, устроивший все стороны: и работников, и директора, и меня как руководителя кадровой службы. При проверке ГИТ замечаний к оформлению ГО и его исполнению также не возникло.

©Татьяна Самородских, 2016

График отпусков: маленькие хитрости

Также вам будет интересно:

  • Как правильно разделить ежегодный отпуск?
  • Можно ли удержать отпускные, выплаченные авансом?
  • Одно заявление – два приказа (об отпуске с последующим увольнением)
  • Обязательно ли ознакомление с графиком отпусков?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nashtrud/grafik-otpuskov-malenkie-hitrosti-5a898bb7ad0f22554cfdc981

Как составить график отпусков?

Составление графика отпусков типичные ошибки

Основным документом, регулирующим отношения в области трудового права в нашей стране, является Трудовой Кодекс РФ.

Для того чтобы рационально спланировать время ухода и продолжительность пребывания каждого сотрудника компании в отпуске и существует график планируемых отпусков, который нужен в обязательном порядке при проверке трудовой инспекцией или прокуратурой. Поэтому нельзя недооценивать его роль и пренебрегать составлением этого важного документа.

Готовимся к отпуску заранее

Одна из основополагающих статей трудового закона гласит о том, что планирование отпусков заранее должно осуществляться в каждой фирме. Отсутствие графика отпусков может повлечь за собой штрафные санкции и административную ответственность.

При составлении локального документа учитываются предпочтения работников, в обязательном порядке спрашивается мнение каждого члена коллектива, когда именно он хочет уйти в отпуск. На основе высказанных предпочтений работников, но не в ущерб производственному процессу, составляется документ, на основании которого производится планирование отпусков.

Буква закона

Как гласит Трудовой Кодекс РФ каждый человек, проработавший в организации не менее шести месяцев, имеет право на отдых, продолжительностью, которая гарантирована ему законом. Либо настолько долго, как прописано в договоре – коллективном или трудовом.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков. Это локальный документ, который устанавливает очередность и продолжительность отпусков для работников фирмы. Составление его обязательно в любой организации. Он разрабатывается за две недели до наступления следующего года.

График отпусков – унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

2013 года этот документ составлялся только по форме Т-7, при этом нельзя было удалять графы из документа.

С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации.

Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения.

Образец графика отпусков

В графике отпусков обязательны  подписи следующих лиц:

  • начальника кадровой службы;
  • начальников отделов фирмы.

Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.

Продолжительность: норма и сверх нормы

За каждый отработанный год, сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней, исключение составляют лишь работники, работающие в особых условиях труда. К таким работникам относятся лица, занятые на вредных или тяжелых производствах, люди, работающие в условиях Крайнего Севера.  Продолжительность отпуска для этих категорий граждан несколько больше.

Дополнительные дни отпуска предоставляются и в иных случаях, например:

  1. У работника трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.
  2. Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.

Специфика предприятия

Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия.

Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации.

То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе.

График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда  мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется.  Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Локальные акты предприятия

Во многих организация принимаются локальные нормативные акты, которые определяют двусторонние отношения между сторонами заключенного трудового договора. Они предусматривают раскрытие таких существенных аспектов, как установление политики предприятия в отношении оплаты труда, премий, поощрений, предусмотренных в организации и иные вопросы.

График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости. Это четко прописано в  письме Роструда № 4414-6 .

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание. Он содержит определенные реквизиты, без которых является недействительным.

Основополагающие трудовые документы и иные нормативные акты конкретной организации также могут регулировать процесс создания графика планируемых отпусков, также порядок составления этого унифицированного документа может прописываться в коллективном договоре (если он есть).

Опрос сотрудников

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней  отпуска для каждого члена компании.

В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения.

Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.

Затем составленные планы отпусков передают в кадровую службу, где сотрудник отдела кадров корректирует их по своему усмотрению, а точнее, сопоставляя все данные и учитывая производственный процесс. Затем документ снова проходит процедуру согласования с работниками и руководителями отделов.

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико.

Удобство по закону

Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска.

Это оговорено в законодательстве.

При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

К сотрудникам, имеющим право самим выбрать себе время и продолжительность оплачиваемого отдыха, относят:

  • внешних совместителей (они могут взять отпуск на дополнительной работе в то же время, как и на основной);
  • беременных женщин, уходящих в отпуск накануне отпуска по беременности и родам, или сразу после его завершения;
  • подростков, работающих  по трудовому договору, но возраст которых не достиг 18 лет;

Существуют иные категории лиц, исчерпывающий перечень которых указан в ТК РФ. Некоторые группы людей  также имеют льготные условия в отношении выбора времени и определения продолжительности отпуска.

К ним относят:

  • граждан, подвергшихся радиационному облучению;
  • инвалидов войны и участников боевых действий;
  • героев СССР, России, почетных доноров и иные категории лиц, поименованные в федеральном законодательстве.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

В отдельных случаях возникают ситуации, когда работник имеет неиспользованные дни отпуска за предшествующие годы.

В соответствии с ТК РФ, запрещается непредставление отпуска в течение более 24 месяцев подряд.

В случае, когда работник имеет дни отпуска за предыдущие годы, он сначала отгуливает отпуск текущего года, и лишь затем в произвольном порядке ему предоставляется время отдыха за предыдущие периоды.

Неизрасходованные дни отпуска также можно отобразить в графике отпусков, либо предоставить их в удобное для работника время по соглашению с работодателем. В случае. Если неотгулянные дни отпуска не отображены в графике отпусков, работник не теряет на них право, он может взять эти дни в любое время по согласованию с руководством фирмы.

На практике большинство работников предпочитают брать неиспользованные дни отпуска не сразу, а несколько раз в течение года.

Внесение корректировок на протяжении года

В течение года в утвержденный график могут вноситься корректировки после двустороннего согласования их между работником и работодателем.

Ежегодное время отдыха может быть перенесено на иное время в тех, случаях, когда:

  • сотруднику не была произведена своевременная выплата отпускных;
  • если сотрудник  был оповещен о наступлении отпуска с нарушением сроков;
  • если отпуск сотрудника может плохо повлиять на хозяйственную деятельность организации.

Основание для внесения изменения в унифицированный документ — приказ работодателя.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков.

В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска,   а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска  на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия.

Существует два варианта корректировки графика отпусков:

  1. Утверждение нового документа в течение года, что может повлечь определенные последствия при проверке организации трудовой инспекции.
  2. Создание формы дополнения к графику отпусков.

Предпочтительнее использовать второй вариант, так как это не вызовет проблем с проверяющими органами, как в первом случае, когда на один год может присутствовать несколько форм Т-7.

Типичные ошибки при составлении графика

Одно из самых распространенных нарушений на микропредприятиях – отсутствие графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника.  Это грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено составлять даже в том случае, если в компании работает 1 человек.

В некоторых фирмах этот кадровый документ составляется «для галочки», без учета пожелания сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем, заявленным в графике.Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе.

В график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен отображаться в графике.

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.

Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой.

Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая информация должна быть отображена в графике отпусков.

Составляя документ, следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том,  кто же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия двух должностных лиц.

Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего законодательства.

Отпуск не может быть разделен на несколько частей по инициативе руководства фирмы без письменного согласия работника.

Если работник согласен на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с делением отпуска.

В некоторых ситуациях сотрудник кадрового отдела может забыть включить работника в график отпусков. В этом случае отпуск работнику предоставляется после написания личного заявления на отпуск.

График отпусков – обязательный документ, который надлежит составлять каждому юридическому лицу, в случае его отсутствия возможно наступление административной ответственности при проверке соблюдения законодательства трудовой инспекцией.

Скачать бланк для графика отпусков можно здесь:

Шаблон графика отпусков

Нельзя переоценить важность этого документа для конкретной фирмы. Ведь правильно составленный график отпусков – залог бесперебойной работы предприятия.

Поэтому, составляя этот документ, в обязательном порядке нужно учитывать взаимозаменяемость сотрудников.

Именно поэтому составление этого документа можно поручить лишь компетентному сотруднику отдела кадров, который со всей ответственностью подойдет к возложенному на него заданию.

Разведение раков в аквариуме как бизнес Стратегия фокусирования

Источник: http://ipopen.ru/dokumentooborot/kak-sostavit-grafik-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.